Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

I. Definicja wizerunku i prawne sposoby jego ochrony.

W dużym uproszczeniu wizerunek jest formą, w jakiej ustalono całokształt cech fizycznych danej osoby. Inaczej definiowany jest jako „skonkretyzowane ustalenie obrazu fizycznego człowieka, zdatne do zwielokrotnienia i rozpowszechnienia” (T. Grzeszak, w: System PrPryw, t. 13, 2017, s. 783 i n.) albo „dostrzegalne, fizyczne cechy człowieka, tworzące jego wygląd i pozwalające na identyfikację osób wśród innych ludzi"(E. Wojnicka, Prawo do wizerunku,
 s. 107). Najczęstszą formą wizerunku człowieka stanowią zdjęcia oraz nagrania przedstawiające konkretną osobę.

Kwestie wizerunku uregulowane są w wielu aktach prawnych m.in. w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1740), dalej: „k.c.”, ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1231), dalej: „pr. aut.” oraz w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1), dalej: „RODO”.

Wizerunek jest dobrem osobistym osoby fizycznej wskazanym wprost w art. 23 k.c. zawierającym katalog dóbr osobistych i podlega ochronie zgodnie z art. 24 k.c. Na przestrzeni ostatnich lat kształtowało się bogate orzecznictwo sądowe w tym zakresie. W sprawach o naruszenie dóbr osobistych w postaci wizerunku,  sądy powszechne uznawały zarówno racje pracowników, ale również  pracodawców. Temat ten jest  na tyle obszerny,że opiszemy go w  odrębnym artykule opublikowanym na naszej stronie internetowej.

Z kolei z art. 81 ust. pr. aut. wynika, że co zasady rozpowszechnianie wizerunku czyli udostępnienie go nieograniczonemu gronu odbiorców, wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, chyba że osoba ta otrzymała zapłatę za pozowanie, jest osobą powszechnie znaną, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnioną przez nią funkcją lub wizerunek tej osoby jest elementem większej całości np. fotografii ze zgromadzenia publicznego. Osoba, której utrwalony wizerunek rozpowszechniono niezgodnie z prawem, w oparciu o art. 83 ust. praw. aut. może wystąpić wobec naruszającego jej wizerunek z roszczeniem o:

a) zaniechanie działań zagrażających naruszeniem wizerunku;

b) dopełnienie czynności potrzebnych do usunięcia skutków naruszenia, w tym
w szczególności złożenia oświadczenie o odpowiedniej treści i formie - jeżeli niezgodne z prawem wykorzystanie wizerunku już nastąpiło;

c) zapłatę odpowiedniej sumy pieniężnej za doznaną krzywdę lub uiszczenia odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny – jeżeli naruszenie wizerunku było zawinione.

Wizerunek osoby fizycznej stanowią także jej dane osobowe. Zgodnie z art. 4 pkt. 1 RODO wizerunek jest czynnikiem określającym fizyczną tożsamość człowieka. Jeżeli wizerunek twarzy człowieka przetwarzany będzie przy wykorzystaniu specjalistycznych technik, może on wówczas stanowić dane osobowe szczególnego rodzaju - dane biometryczne. Rozpowszechnianie wizerunku pracownika rozumiane jako udostępnianie go nieograniczonemu gronu odbiorców stanowi jednocześnie formę przetwarzania danych osobowych na gruncie art. 4 ust. 2 RODO.

Przedstawione wyżej regulacje prowadzą do wniosku, że wykorzystanie wizerunku człowieka np. w postaci jego zdjęcia, wymaga uprzedniego szczegółowego zapoznania  się zarówno z regulacjami prawa cywilnego, prawa autorskiego, jak i z zakresu ochrony danych osobowych wskazującymi zasady korzystania z wizerunku osoby fizycznej.  

II. Czy przetwarzanie wizerunku pracownika wymaga jego zgody?

W przypadku wykorzystania wizerunku pracownika, pracodawca powinien zwrócić uwagę także na normy wynikające z Kodeksu pracy. Jak się okazuje bowiem, co do zasady, umowa o pracę nie stanowi podstawy prawnej umieszczenia zdjęć czy nagrań pracowników w materiałach reklamowych pracodawcy.

Zgodnie z art. 22(1) § 1 k.p. przed nawiązaniem stosunku pracy pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych wskazanych wprost w., to jest:

• imienia (imion) i nazwiska;
• daty urodzenia;
• danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę;
• informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po zawarciu umowy, na podstawie art. art. 221 § 3 k.p. pracodawca żądać może od pracownika podania dodatkowo następujących danych osobowych:

• adresu zamieszkania;
• numeru PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Wskazane wyżej dane pracodawca może przetwarzać na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Artykuł ten pozwala na przetwarzanych danych osobowych w sytuacji, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na administratorze - pracodawcy, polegającego na prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i wskazanego w art. 94 ust. 9a k.p. Nie sposób nie zauważyć, że wizerunek pracownika nie znajduje się wśród danych osobowych, które pracodawca może przetwarzać bez zgody pracownika. Oznacza to, umowa o pracę łącząca pracownika i pracodawcę nie stanowi podstawy do przetwarzania danych osobowych pracownika w postaci jego wizerunku. Innymi słowy,biorąc pod uwagę aktualne normy prawa pracy oraz przepisy o ochronie danych osobowych, z łączącego strony stosunku prawnego pracodawca nie  powinien wywodzić uprawnienia do zamieszczenia na stronie internetowej swojego przedsiębiorstwa zdjęcia pracownika przedstawiającego jego wizerunek.

Nieco inaczej sytuacja rysuje się w przypadku jeżeli pracodawca zamierza wykorzystać wizerunek pracownika np. jego zdjęcie, jedynie w ramach wewnętrznej sieci internetowej. Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym na gruncie poprzednio obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) przedstawionym w ramach udzielenia odpowiedzi na pytanie Dziennika Gazety Prawnej (Dziennik Gazeta Prawna; Tygodnik Gazeta Prawna z 1 kwietnia 2016 r.), rozpowszechnienie wizerunku pracownika w ramach sieci Intranet, do której dostęp mają wyłącznie inni pracownicy, w celu usprawnienia komunikacji w stosunkach służbowych, stanowi usprawiedliwiony użytek pracodawcy i nie nakłada na pracodawcę obowiązku uzyskania zgody pracownika. Należy pamiętać jednak, że  GIODO podkreślał, że ta sama fotografia zamieszczona już nie w wewnętrznej sieci firmowej, ale w portfolio pracodawcy, które prezentowane jest potencjalnym klientom, stanowi przejaw naruszenia danych osobowych pracownika, chyba że pracodawca pozyskał zgodę pracownika na takie wykorzystanie jego wizerunku.Stanowisko to zachowało swą aktualność w kontekście opinii organu nadzorczego, który w maju 2018 r. zastąpił GIODO tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który to w „Poradniku dla Pracodawcy” wydanym w październiku 2018 r.,  dopuścił możliwość publikacji zdjęć  pracowników w sieci Intranet pod warunkiem,że będzie to służyło polepszeniu i usprawnieniu zarządzania firmą, a osoby spoza zakładu pracy nie będą miały do nich dostępu. Podkreślił jednocześnie możliwość skorzystania z instytucji sprzeciwu  przez osobę fizyczną,której dane  dotyczą na mocy art. 21 RODO, gdyby taka praktyka pracodawcy naruszała jej dobro.

Kolejnym wyjątkiem w zakresie obowiązku uzyskiwania zgody na wykorzystanie wizerunku będzie sytuacja, w której wizerunek pracownika jest bezpośrednio powiązany z jego charakterem pracy i jego wskazywanie wynika wprost z obowiązujących przepisów prawa. Przykładem podawanym przez organ nadzorczy są  pracownicy ochrony, których wizerunek jest ważnym elementem identyfikacji służbowej.

III. Zgoda pracownika.

Załóżmy zatem, że zamierzają Państwo pozyskać zgodę pracownika na wykorzystanie jego wizerunku na Państwa stronie internetowej i innych materiałach reklamowych. Jakie warunki formalne powinna spełnić taka  zgoda?

Przepisy RODO w art. 4 pkt. 11 wskazują, iż zgoda na przetwarzanie danych osobowych oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Wskazówki w zakresie formy wyrażenia zgody znajdziemy również w motywach (32) i (42) RODO.

Zgodnie art. 7 ust. 1 RODO wynika, że  jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, administrator musi być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Oznacza to, że zgoda pracownika na wykorzystanie wizerunku powinna zostać udzielona na piśmie w celach dowodowych. Pracodawca musi ponadto zagwarantować pracownikowi możliwość odwołania zgody na wykorzystanie jego wizerunku w dowolnym momencie, w sposób prosty i odformalizowany.

Wobec przedstawionych wyżej wymogów przyjąć należy, że każda zgoda na przetwarzanie danych osobowych w postaci publikacji fotografii pracowników na materiałach reklamowych pracodawcy powinna zawierać  m.in.:

• datę udzielenia zgody przez pracownika;
• oznaczenie pracodawcy, któremu zgoda jest udzielana;
• imienia i nazwiska pracownika udzielającego zgody;
• jednoznacznego oświadczenia pracownika, że udziela pracodawcy zgody na wykorzystanie swojego wizerunku w postaci konkretnego zdjęcia, kategorii zdjęć, w konkretnych materiałach marketingowych pracodawcy np. na stronie internetowej, folderach, spocie reklamowym, których celem jest promocja działalności pracodawcy i zwiększenie zainteresowania jego działalnością;
• oznaczenia czy zgoda udzielana jest na czas określony czy bezterminowo;
• własnoręczny podpis pracownika.

IV. Obowiązek informacyjny.

Pracodawca, który gromadzi dane osobowe pracownika, w tym także jego wizerunek, na podstawie jego zgody, zobowiązany jest do zrealizowania obowiązku informacyjnego wskazanego w art. 13 RODO. Nakłada on na pracodawcę – administratora danych osobowych - obowiązek przekazania pracownikowi, już w momencie pozyskiwania od niego jego danych osobowych, informacje o:

• tożsamości i danych kontaktowych oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamości i danych kontaktowych swojego przedstawiciela;
• danych kontaktowych inspektora ochrony danych (gdy ma to zastosowani);
• celach przetwarzania danych osobowych czyli wizerunku, oraz podstawie prawnej tego przetwarzania;
• odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców ( jeżeli istnieją) ;
• o tym, że udzielenie zgody jest dobrowolne i można ją odwołać w każdym momencie, ze wskazaniem sposobu w jaki można to zrobić;
• o okresie przez który dane te będą przechowywane;
• o profilowaniu lub zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (gdy ma to zastosowanie).

W przypadku analizy konkretnego statu faktycznego sprawy lub dodatkowych pytań związanych z wykorzystaniem wizerunku pracownika na potrzeby związane z prowadzoną przez Państwa działalnością oraz wymogów z tym związanych, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią.