Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

1. Czym jest KSeF?

Od 2022 r. faktura ustrukturyzowana stała się jedną z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży, obok elektronicznej i klasycznej papierowej formy. Ministerstwo Finansów stworzyło specjalną platformę teleinformatyczną - Krajowy System e-Faktur – który służy do wystawiania, przesyłania i otrzymywania przez podatników VAT ustrukturyzowanych faktur drogą elektroniczną. Stworzenie platformy KSeF wynikało z nowelizacji ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 685 z późn. zm.). Obowiązek stosowania nowych przepisów w 2021 i 2022  przewidywano na rok 2023, natomiast terminy ich zastosowania zostały przesunięte . W dniu 11 sierpnia 2023 r. została opublikowana kolejna nowelizacja ustawy dotycząca tego tematu tj. ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598). Powyższy akt prawny dokonuje dodatkowych zmian w tej kwestii, w tym wskazuje od kiedy będą one stosowane. Przepisy te w praktyce będą dotyczyć większości przedsiębiorców, z pewnymi wyjątkami opisanymi poniżej.

Korzystanie z KSeF w założeniu ustawodawcy ma nieść za sobą kilka korzyści  dla przedsiębiorców tj:

• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT - termin ten wynosi 40 dni,
• przedsiębiorcy korzystający z platformy będą zwolnieni z obowiązku archiwizacji faktur, a także nie będą obowiązani przekazywać plików JPK-FA na żądanie organu podatkowego, 
• wystawianie faktur odbywa się w czasie rzeczywistym, a więc nabywca otrzymuje ją niemalże natychmiastowo, 
• wystawioną fakturę uważa się za doręczoną w momencie nadania jej przez KSeF numeru identyfikującego, a więc nie ma możliwości by nabywca faktury nie odebrał. 

W celu rozpoczęcia korzystania z platformy KSeF wymagane jest przejście procesu uwierzytelniania. W tym celu należy podać swój NIP, a następnie wybrać sposób logowania – przykładowo poprzez profil zaufany czy też za pomocą podpisu kwalifikowanego.

W praktyce każdy przedsiębiorca powinien zweryfikować czy jego oprogramowanie księgowe jest zintegrowane z KSeF. Część dostawców oprogramowania z branży IT już od jakiegoś czasu oferuje oprogramowanie dostosowane do KSeF.

2. Dla kogo korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe?

Ostatecznie termin stosowania nowych przepisów  został przesunięty i od połowy nowego roku, czyli 1 lipca 2024 r. obowiązkiem korzystania z KSeF zostanie objęta grupa przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT.

Natomiast od 1 stycznia 2025 r. obowiązek ten obejmie również przedsiębiorców zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT.

Na podatników, którzy nie zastosują się do obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF, ustawa przewiduje karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wskazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a gdy faktura nie wykazuje podatku - do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Sankcja finansowe za nieprzestrzeganie obowiązku będą obowiązywały od 1 stycznia 2025

Obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług  nie będą objęci:

• podatnicy, których siedziba ani stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej nie znajduje się na terytorium kraju,
• podatnik, który nie posiada siedziby swojej działalności na terytorium kraju, ale który posiada na jego terytorium stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, jednak nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub świadczenia usług, za które została wystawiona faktura,
•  podatnicy, którzy oferowane towary lub usługi sprzedają na rzecz osób będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej  (czyli sprzedaż B2C),
• podatnicy rozliczający czynności korzystający z procedur szczególnych, a będzie to procedura nieunijna (tzw. One Stop Shop), okazjonalny przewóz drogowy osób oraz procedura importu dla tzw. SOTI.
  
  

3.  Jakie są najczęstsze wątpliwości związane z korzystaniem z KSeF?

Kwestią, która budzi pytania jest oznaczenie daty faktury ustrukturyzowanej.Tu warto zwrócić uwagę na interpretację indywidualnej Dyrektora KIS z 14 czerwca 2022 r. Podatnik miał wątpliwości co do określania daty wystawionej faktury, gdyż jego zdaniem nie zawsze będzie taka sama jak data przesłania faktury do KSeF, a co za tym idzie; kiedy powstanie obowiązek podatkowy z tytułu świadczonych przez niego usług najmu. Dyrektor KIS  wskazał na regulację wynikająca z ustawy
o podatku od towarów i usług, zgodnie z którą datą wystawienia faktury jest dzień jej przesłania do KSeF, zatem i obowiązek podatkowy w przedstawionej  sytuacji będzie istniał od tego momentu.

Często zadawane jest również pytanie: co z załącznikami do faktur? Często wraz z fakturą jej nabywca otrzymuje również różne dokumenty, np. jako potwierdzenie wykonania usługi. Natomiast takich załączników nie będzie można przesyłać do KSeF. Zatem powstanie konieczność dostarczenia kontrahentowi takich dokumentów w inny sposób, który należy z nim uzgodnić.

Na stronie Ministerstwa Finansów  pojawia sie szereg zapytań podatników i odpowiedzi Ministerstwa, z którymi powinien zapoznać się zarówno każdy przedsiebiorca, jak i jego księgowy : https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/

W przypadku pytań dotyczących tego lub innych zagadnień zapraszamy Państwa do kontaktu z naszą Kancelarią pod adresem e-mail: kancelaria@apogado.pl