Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

I. CZYM JEST KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY ?

Zgodnie z art. 3 pkt 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz.U.UE.L.2014.257.73), kwalifikowany podpis elektroniczny to zaawansowany podpis elektroniczny składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia, który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego oznacza certyfikat podpisu elektronicznego, który jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i spełnia wymogi określone w załączniku I Rozporządzenia (mowa tu m.in. o danych reprezentujących kwalifikowanego dostawcę usług zaufania wydającego kwalifikowane certyfikaty, imieniu i nazwisku podpisującego, danych służących do walidacji podpisu elektronicznego, danych dotyczących początku i końca okresu ważności certyfikatu itd.)

Dane w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym są w zasadzie równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi.

Zgodnie z powyższym, podpis kwalifikowany to nic innego jak podpis elektroniczny, który posiada moc prawną odpowiadającą podpisowi własnoręcznemu. Podpis ten jest poświadczony certyfikatem kwalifikowanym, umożliwiającym ustalenie tożsamości osoby, która go składa.

Ustawą regulującą krajową infrastrukturę zaufania, działalność dostawców usług zaufania, w tym zawieszanie certyfikatów podpisów elektronicznych i pieczęci elektronicznych, tryb notyfikacji krajowego systemu identyfikacji elektronicznej, nadzór nad dostawcami usług zaufania, krajowy schemat identyfikacji elektronicznej oraz nadzór nad krajowym schematem identyfikacji elektronicznej jest ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1173).

Podpis kwalifikowany nabyć można u certyfikowanych dostawców, których lista znajduje się na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji: https://www.nccert.pl/.

Podpis kwalifikowany składa się najczęściej z:

• karty kryptograficznej, na której zapisany jest certyfikat kwalifikowany,
• czytnika kart do podłączenia do komputera,
• oprogramowania do instalacji na komputerze.

Podpis kwalifikowany pozwala na załatwianie przez Internet spraw urzędowych, jak również podpisywanie umów na odległość, udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych itp. Co więcej, za pomocą podpisu kwalifikowanego można załatwić różne sprawy, takie jak podpisywanie i składanie deklaracji w systemie Płatnik, deklaracji podatkowych do Urzędów Skarbowych, podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS, podpisywanie i pobieranie akt pracowniczych dotyczących pracowników, korzystanie z Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS), przekazywanie danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), przesyłanie faktur elektronicznych droga online.

Okres ważności kwalifikowanego podpisu elektronicznego – w zależności od podmiotu oferującego usługę - wynosi rok lub 2 lata, a po tym czasie można odpłatnie przedłużyć jego ważność.

Przy kwalifikowanym podpisie elektronicznym często oferowana jest również usługa tzw. „znacznika czasu”.

Znacznik ten jest pewnego rodzaju „odnośnikiem” znajdującym się przy podpisie elektronicznym, na podstawie którego można ustalić dokładną datę złożenia podpisu elektronicznego. Głównymi korzyściami wynikającymi z tej usługi jest to, iż znacznik czasu wywiera skutki prawne „daty pewnej”
w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. Co więcej, osoby korzystające z dokumentów zaopatrzonych znacznikiem czasu mają pewność utworzenia dokumentu w określonym czasie, a ponadto – zapewnia to bezpieczeństwo obrotu handlowego prowadzonego w sieci Internet oraz zabezpiecza programy komputerowe przed sfałszowaniem i zawirusowaniem.

II. WAŻNOŚĆ KWALIFIKOWANEGO PODPISU ELEKTRONICZNEGO PO WYGAŚNIĘCIU CERTYFIKATU.

Zgodnie z art. 18 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1173), podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna weryfikowane za pomocą certyfikatu wywołują skutki prawne, jeżeli zostały złożone w okresie ważności tego certyfikatu. Podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna złożone w okresie zawieszenia certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji nie wywołują skutków prawnych. Informacja o zawieszeniu certyfikatu jest udostępniana w ramach usługi informowania o statusie certyfikatu. Po uchyleniu zawieszenia certyfikatu, skutek prawny podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej weryfikowanych tym certyfikatem złożonych w trakcie zawieszenia następuje z chwilą uchylenia tego zawieszenia.

Powyższe oznacza, iż nie ma możliwości potwierdzenia ważności dokumentu po upływie ważności certyfikatu. Z racji tego, iż certyfikat obowiązuje przez określony okres czasu, winien być on stale odnawiany. To pozwala na zachowanie jego ciągłości i tym samym potwierdzenie ważności dokumentów.

W związku z rozwojem wszelkiego rodzaju usług możliwych do zrealizowania za pomocą Internetu, posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w środowisku biznesowym powinno być standardem. W znaczny sposób ułatwia to prowadzenie bieżącej działalności przez przedsiębiorstwo. Co więcej, aktualna sytuacji epidemiologicznej wskazuje, iż obrót dokumentami w wersji papierowej może być problematyczna i długotrwała, więc w przypadku pilnych spraw niezbędne jest posiadanie przez daną firmę kwalifikowanego podpisu elektronicznego.