Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

Przepisy dotyczące monitoringu pracowników zostały dodane do ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 – dalej: „k.p.”) na podstawie art. 111 ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781) oraz art. 4 pkt. 3 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) z dnia 21 lutego 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 370).

Rodzaje monitoringu:

1) Monitoring wizyjny:

• Zgodnie z art. 22(2) § 1 k.p., pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę – jest to katalog zamknięty, co oznacza, iż nie wolno rozszerzać zakresu stosowania monitoringu na inne cele, takie jak np. ewidencjonowanie czasu pracy pracownika poprzez monitorowanie jego stanowiska pracy.

• Monitoring nie obejmuje:

• Pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej,
• Pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów wskazanych powyżej i nie narusza godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

• Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa taka organizacja – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy,
• Pracodawca – na etapie planowania wprowadzenia monitoringu na określonym obszarze zakładu pracy – powinien działać zgodnie z zasadą minimalizacji wynikającej z przepisów o ochronie danych osobowych, a więc ograniczyć obszar monitorowania do niezbędnego zasięgu,
• Nagrania z monitoringu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, jednakże w przypadku, w którym nagrania te stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w sprawie, termin na przechowywanie nagrań ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania,
• Po upływie wyżej wskazanych okresów, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej,
• Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Tym samym, pracodawca, który posiada monitoring wizyjny na terenie zakładu pracy, powinien zadbać o odpowiednie zapisy w aktach wewnętrznych Spółki skierowanych do pracowników np. w regulaminie pracy,
• Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem; w sytuacji nowo przyjętego pracownika, pracodawca przekazuje mu informację o monitoringu w wyżej wymieniony sposób przed dopuszczeniem go do pracy,
• W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem – w tym miejscu wskazać należy, iż pracodawca – działając jako administrator danych pozyskanych w wyniku stosowania czynności monitoringu – powinien w szczególności dopilnować właściwego oznaczenia pomieszczeń i terenów, gdyż monitoring może utrwalić wizerunki nie tylko pracowników, ale również osób trzecich (kontrahentów, klientów, dostawców). Dzięki znakom informacyjnym osoby przebywające na terenie objętym monitoringiem powinny mieć świadomość, iż miejsce ich przebywania jest objęte rejestracją obrazu,
• Obowiązki informacyjne pracodawcy określone w kodeksie pracy nie wyłączają obowiązków nałożonych na administratora danych przez przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, w szczególności obowiązku poinformowania osób obserwowanych o tożsamości nagrywającego, obszarze i celu przetwarzania; obowiązek ten powinien być realizowany w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Informacja o monitoringu, obejmująca wymogi art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE  (dalej: RODO ), powinna być dostępna w miejscu prowadzenia monitoringu. 

2) Monitoring poczty elektronicznej:

• Zgodnie z art. 22(3) § 1 k.p., pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej), jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
• Kontrola pełnego wykorzystania czasu pracy może obejmować m.in. analizę ilościową wykonanej pracy, czasu poświęconego na zapoznawanie się i pracę związaną z korespondencją służbową, jak również godzin pracy z wykorzystaniem uruchomionej służbowej poczty elektronicznej,
• Właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy może obejmować np. weryfikację przyjętej u pracownika polityki bezpieczeństwa informatycznego lub wykorzystywanie służbowej poczty elektronicznej w celach związanych z wykonywaniem obowiązków pracowniczych,
• Pracodawca – podczas kontroli treści wiadomości e-mail – może sprawdzać jedynie korespondencję służbową, co oznacza, iż nie może odczytywać wiadomości oznaczonych jako prywatne; nawet gdy okaże się, że e-mail ma charakter prywatny pomimo braku wyraźnego zaznaczenia tej okoliczności, pracodawca powinien natychmiast przerwać czytanie wiadomości pracownika,
• Wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej odbywa się w sposób analogiczny do wprowadzenia monitoringu wizyjnego – ważne jest, aby określić cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w sposób jak najbardziej szczegółowy, tj. określić warunki dostępu do służbowej skrzynki mailowej pracownika, czas trwania monitoringu, osoby upoważnione do dokonania kontroli, oraz programy, które wykorzystywane są do dokonywania kontroli wiadomości e-mail. Zgodnie z art 22(3) § 3 k.p. zapisy odnośnie celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu, powinny znaleźć się również w regulaminie pracy.
• Przepisy o monitoringu poczty elektronicznej nie zawierają informacji o maksymalnym okresie przechowywania danych pochodzących z tej formy monitoringu, co więcej – nie ma również odesłań do 3 miesięcznego terminu przechowywania danych z monitoringu wizyjnego. Przyjąć więc należy, iż okres przechowywania danych z monitoringu poczty elektronicznej zależny jest od danego przypadku, rodzaju zastosowanych systemów monitoringu oraz celów, jakie są nimi realizowane. Ustalając termin przechowywania danych, pracodawca powinien kierować się zasadą celowości i minimalizacji.

3) Inne formy monitoringu:

• Przepis art. 22(3) § 4 k.p. stanowi, iż przepisy regulujące monitoring poczty elektronicznej (a tym samym przepisy dotyczące wprowadzenia monitoringu wizyjnego) stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu, jeżeli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów monitoringu poczty elektronicznej, tj. jeśli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Jako przykłady innych form monitoringu wskazać należy:

• Monitoring rozmów telefonicznych,
• Kontrola aktywności pracownika w sieci Internet,
• Monitoring logowań w systemie GPS w samochodach służbowych,

• Przy wprowadzeniu wyżej wskazanych form monitoringu należy pamiętać o obowiązkach informacyjnych wynikających z kodeksu pracy jak i RODO. Poza tym, należy zwrócić szczególną uwagę na konkretne i jak najbardziej szczegółowe uregulowanie celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu w dokumentach wewnętrznych przyjętych w danym zakładzie pracy.
  
  

W przypadku zainteresowania wprowadzeniem monitoringu w prowadzonym przez Państwa zakładzie pracy, jak również uzyskania porady lub pomocy prawnej związanej z przygotowaniem aktów prawa wewnątrzzakładowych określających cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu, gorąco zachęcamy do kontaktu z zespołem naszej Kancelarii.