Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

       I. Z CZEGO WYNIKAJĄ NOWE ZASADY?

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikają z nowego uprawnienia, jakie będzie przysługiwało pracownikom od 19 marca 2025 r. W tym dniu bowiem wejdzie w życie ustawa z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1871, dalej: Ustawa Nowelizująca), wprowadzająca instytucję uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Zgodnie z art. 1 pkt 2 Ustawy Nowelizującej pracownica oraz pracownik – ojciec wychowujący dziecko mają – pod pewnymi warunkami - prawo bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Istnienie tego uprawnienia oraz wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego zależy od wielu czynników, takich jak etap ciąży w jakim dochodzi do porodu, masa urodzeniowa dziecka i długości jego hospitalizacji.

Uzupełniający urlop macierzyński udzielany jest na wniosek pracownika. Uwzględnienie tego wniosku nie jest zależne od uznania pracodawcy, co oznacza, że w sytuacji spełnienia się określonych przesłanek, pracodawca nie może odmówić udzielenia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

W związku z tym pojawiła się konieczność nowelizacji rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Rządowe Centrum Legislacji opublikowało w dniu 15 stycznia 2025 r. projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: Projekt Rozporządzenia). https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12393501/katalog/13105707 

     II. NA CZYM POLEGAJĄ ZMIANY?

W związku z nowym uprawnieniem pracowników, pracodawcy powinni mieć na uwadze nowy obowiązek w zakresie prowadzenia akt osobowych pracownika. Akta osobowe pracownika wchodzą w skład jego dokumentacji pracowniczej.

Na mocy §1 Projektu Rozporządzenia zmianie ma ulec §3 pkt 2 lit. m Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 535, dalej: Rozporządzenie w Sprawie Dokumentacji Pracowniczej).

Zmiana polega na tym, że akta osobowe w części B obejmować mają oprócz dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego także dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Oznacza to, że pracodawca zobowiązany będzie do przechowywania w tej części akt osobowych pracownika m. in. jego wniosek o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego i załączone do wniosku zaświadczenie wydane przez szpital, w którym przebywało dziecko. Zaświadczenie to obejmuje informacje istotne w kontekście wymiaru uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

   III. KOGO DOTYCZĄ?

Zgodnie z §2 Rozporządzenia w Sprawie Dokumentacji Pracowniczej to na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych. Oznacza to, że zmiany w zakresie nowych zasad prowadzenia akt osobowych dotyczą wszystkich przedsiębiorców zatrudniających pracowników.

   IV.  KIEDY ZMIANY WEJDĄ W ŻYCIE?

Prace nad Projektem Rozporządzenia są obecnie w toku. Trwa opiniowanie projektu m. in. przez Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców, Prezesa ZUS, Prezesa KRUS, Rzecznika Prawo Obywatelskich, Rzecznika Praw Dziecka, organizacje pracodawców, Radę Dialogu Społecznego i Związki Zawodowe.

Wejście w życie Rozporządzenia planowane jest na dzień 19 marca 2025 r.