Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

Nawiązanie stosunku pracy obliguje pracodawcę do dopełnienia następujących obowiązków:

1. Zawarcie umowy o pracę.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca zawiera z pracownikiem na piśmie umowę o pracę, która zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy, powinna określać m.in.:

1) rodzaj pracy;

2) miejsce wykonywania pracy;

3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;

4) wymiar czasu pracy;

5) termin rozpoczęcia pracy.

Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie w/w ustalenia.

2. Skierowanie pracownika na badania.

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Wstępnym badaniom lekarskim, podlegają:

1) osoby przyjmowane do pracy;

2) pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe.

Wstępne badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę.

3. Szkolenie BHP.

Obowiązkiem pracodawcy przed dopuszczeniem pracownika do pracy jest przeszkolenie go w zakresie bhp oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie.

Szkolenia należy przeprowadzić w godzinach pracy pracownika i na koszt pracodawcy. Czas takich szkoleń wlicza się zatem do czasu pracy, bez względu na rozkład czasu pracy przewidziany w harmonogramie.

4. Przekazanie pracownikowi informacji dotyczących stosunku pracy.

Pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

1)  obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;

2)  częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę;

3)  wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego;

4)  obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę;

5)   układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty;

 Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – jest zobowiązany przekazać pracownikowi dodatkowo informacje o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ponad to pracodawca informuje pracownika o:

1) zagrożeniach dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, na poszczególnych stanowiskach pracy i przy wykonywanych pracach, w tym o zasadach postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników;

2) działaniach ochronnych i zapobiegawczych podjętych w celu wyeliminowania lub ograniczenia zagrożeń, o których mowa w pkt 1;

3) pracownikach wyznaczonych do:

- udzielania pierwszej pomocy,

- wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników.

5. Zgłoszenie do ZUS.

Kwestie związane ze zgłoszeniem pracownika do ZUS-u regulują przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r.   o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U.2020 poz. 266).

Jak wynika z art. 36 w/w ustawy pracodawca, jako płatnik składek jest zobowiązany do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia (rozpoczęcia świadczenia pracy).

Zgłoszenia dokonuje się:

• na formularzu ZUS ZUA – jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu lub tylko ubezpieczeniom społecznym;
• na formularzu ZUS ZZA – jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń, podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu;

Prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem, z wyłączeniem osób zgłaszanych do ubezpieczeń społecznych z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym albo pobierania zasiłku macierzyńskiego.

Zgłoszenia można dokonać:

• online za pośrednictwem CEIDG  (możliwość ta nie dotyczy pracodawców ubezpieczonych w KRUS);
• składając formularze bezpośrednio w oddziale ZUS;
• w formie elektronicznej za pomocą programu Płatnik albo ePłatnik;

6. Prowadzenie akt osobowych.

Pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w formie papierowej lub formie elektronicznej.

Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują:

• w części A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
• w części C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
• w części D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

7.  Dane osobowe i nadanie uprawnień.

Przy zawarciu umowy o pracę, pracodawca zobowiązany jest przekazać pracownikowi tzw. obowiązek informacyjny, wynikający z art. 13 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) czyli poinformować go o tym m.in. w jakim celu, na jakiej podstawie oraz przez jaki okres będzie przetwarzał jego dane.

Natomiast w sytuacji, gdy nowy pracownik będzie np. pracował z użyciem komputera, mając jednocześnie dostęp do danych Klientów lub Kontrahentów, to przed  dopuszczeniem go do pracy, pracodawca powinien zadbać o to,aby :

• przeszkolić pracownika z zasad ochrony danych osobowych  m.in. zapoznając go z Polityką Bezpieczeństwa Danych Osobowych,
• nadać  pracownikowi upoważnienie dostępu do danych osobowych, a następnie uprawnienia dostępu do systemów informatycznych.

Warto pamietać o tym,że w sytuacji w której pracodawca udostępnia pracownikowi służbowy sprzęt np. telefon komórkowy lub laptop do wykonywania bieżącej pracy, powinien zrobić to za protokolarnym potwierdzeniem.

Pracodawca powinien również zadbać o to, aby przekazać pracownikowi do podpisu zobowiązanie do zachowania poufności.

Jeśli potrzebujesz porady prawnej związanej z  nawiązaniem stosunku pracy oraz szeroko pojętego prawa pracy, serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią.