Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

I. CZYM JEST PROFIL ZAUFANY ?

Zgodnie z oficjalnymi informacjami umieszczonymi na stronie internetowej Ministerstwa Cyfryzacji, Profil Zaufany to bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości obywatela w systemach elektronicznej administracji, który działa jak odręczny podpis. Podpis potwierdzony Profilem Zaufanym skutecznie zastępuje podpis własnoręczny w kontaktach z podmiotami publicznymi i w tym zakresie funkcjonuje podobnie jak w przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Podpis, który jest potwierdzony Profilem Zaufanym, jest ważny (wywołuje skutki prawne), jeżeli został utworzony lub złożony w okresie ważności tego profilu, wynoszącym 3 lata. Po tym czasie okres ważności tego profilu może być przedłużany.

Za pomocą Profilu Zaufanego możemy załatwić sprawy urzędowe różnego rodzaju, m.in. złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego, składać deklaracje podatkowe, wnioski o rejestrację działalności gospodarczej, uzyskać odpisy aktów stanu cywilnego itd. Profil zaufany mógł okazać się również przydatny w przypadku elektronicznego załatwiania spraw związanych z pomocą oferowaną w tzw. Tarczach antykryzysowych.

Podkreślenia wymaga fakt, iż Profil Zaufany to – w przeciwieństwie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego – usługa bezpłatna i niekomercyjna. Założenie Profilu Zaufanego może nastąpić w dwóch formach:

1) przez bankowość elektroniczną – po zalogowaniu się na konto prowadzone w danym banku, wpisując otrzymany SMS-em kod, potwierdzamy podpis. Profil Zaufany można założyć w takich serwisach bankowych jak: PKO BP, ING Bank Śląski, Bank Millenium, Inteligo, Bank Pekao, mBank, Santander, Alior Bank oraz w serwisie Envelo.

2) jeśli dana osoba nie posiada dostępu do bankowości elektronicznej, Profil Zaufany może zostać założony za pośrednictwem systemu pz.gov.pl, jednakże ta metoda wymaga osobistego potwierdzenia tożsamości w jednym z wybranych punktów potwierdzających (w przypadku województwa podkarpackiego, punktami tymi są Urzędy Skarbowe, ZUS Oddział w Rzeszowie, Podkarpacki Oddział Wojewódzki NFZ oraz Podkarpacki Urząd Wojewódzki).

Jak wynika z powyższego, Profil Zaufany używany jest zatem głównie do kontaktów z administracją publiczną (urzędami, ministerstwami) i stanowi bezpłatną metodę potwierdzania tożsamości danej osoby w systemie elektronicznej administracji.

Jednocześnie wskazać należy, iż w przypadku dokumentów i umów, które nie są związane ze sprawami urzędowymi, nadal można używać Profilu Zaufanego, jeżeli jest to forma, którą akceptują wszystkie strony danego stosunku prawnego. Niemniej jednak, należy mieć na uwadze, iż forma elektroniczna czynności prawnej – w rozumieniu art. 781 Kodeksu cywilnego – oznacza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (czyli inną formą podpisu elektronicznego).

Strony jednak mogą zastrzec, iż będą się posługiwać inną, określoną przez siebie elektroniczną postacią przekazywania oświadczeń woli, bez zachowania przesłanek kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Należy pamiętać, iż takie oświadczenia nadal będą ważne, lecz w przypadku ewentualnego sporu sądowego nie będą korzystały z możliwości kodeksowych, przysługującym kwalifikowanym podpisom elektronicznym. Chodzi tu głównie o uprawnienia, o których mowa w art. 74 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem, zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności, a przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej. Jednakże mimo niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu. Jeżeli forma pisemna, dokumentowa albo elektroniczna jest zastrzeżona dla oświadczenia jednej ze stron, w razie jej niezachowania dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności jest dopuszczalny także na żądanie drugiej strony. Przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.

II. RÓŻNICE POMIĘDZY PROFILEM ZAUFANYM A KWALIFIKOWANYM PODPISEM ELEKTRONICZNYM.

• Profil Zaufany służy głównie do kontaktów z administracją publiczną, natomiast zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest szersze – można go wykorzystać zarówno do kontaktów w sprawach urzędowych, jak również przy podpisywaniu dokumentów i umów niezwiązanych ze sprawami urzędowymi (przy pełnym akceptowaniu tego rozwiązania przez przepisy Kodeksu cywilnego),
• Profil Zaufany jest bezpłatny i niekomercyjny, a jego wyrobienie jest znacznie prostsze, natomiast kwalifikowany podpis elektroniczny wymaga zainwestowania środków pieniężnych i nabywany jest od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania,
• Profil Zaufany jest ważny przez 3 lata i jego ważność może być bezpłatnie przedłużana, natomiast okres ważności kwalifikowanego podpisu elektronicznego – w zależności od podmiotu oferującego usługę – wynosi rok lub 2 lata, a po tym czasie można odpłatnie przedłużyć jego ważność. 

Z powyższego wynika, iż kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia załatwienie większej ilości spraw, gdyż umożliwia podpisywanie dokumentów zarówno urzędowych, jak i związanych z bieżącą działalnością danej firmy. Niemniej jednak, jest to rozwiązanie, które wiąże się z koniecznością inwestycji środków pieniężnych. Profil Zaufany natomiast jest łatwiejszy do wyrobienia, jest bezpłatny, jest ważny przez dłuższy okres czasu, jednakże służy głównie do kontaktów z administracją publiczną, a moc dowodowa takich dokumentów (w przypadku podpisywania za jego pomocą dokumentów niezwiązanych ze sprawami urzędowymi) jest słabsza niż dokumentów podpisanych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Tym samym, kwestia odpowiedniego wyboru podpisu elektronicznego jest uzależniona od potrzeb danego przedsiębiorstwa i celu, w jakim podpis ten ma zostać wykorzystywany.