Kancelaria Radców Prawnych Górski&Szetela

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać przede wszystkim:

• sposoby przekazywania zgłoszeń,
• osoby/jednostki organizacyjne/podmioty zewnętrzne odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń,
• osoby/jednostki organizacyjne  odpowiedzialne za rozpatrywanie zgłoszeń,
• tryb postępowania z naruszeniami zgłosznymi anonimowo,
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni,
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nieprzekraczajacy 3 miesięcy,
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat zgłoszeń zewnętrznych do RPO i innych podmiotów publicznych

Warto również wskazać w niej m.in:

• zakres naruszeń, które podlegają zgłoszeniu, 
  
• kto może dokonywać zgłoszeń,
• czynniki ryzyka odpowiadajace profilowi działalności przedsiębiorcy sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa.
  

Co istotne, procedurę zgłoszeń wewnętrznych należy skonsultować z  przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz przedsiębiorcy (w przypadku gdy  nie ma tam zakładowej organizacji związkowowej). Konsulatcje powinny trwać 5-10 dni od dnia przedstawienia projektu procedury zgłoszeń. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wejdzie  w życie w terminie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę na rzecz przedsiębiorcy.

Sama procedura to nie wszystko. Istotne jest takie wdrożenie w przedsiębiorstwie procesu zgłoszeń, aby nie był on dla obciążeniem i "pustą procedurą". W praktyce system ten ma działać zarówno na rzecz wszystkich pracowników, jak i na rzecz przedsiębiorcy. Podobnie jak ze zgłoszeniami wypadków przy pracy lub zgłoszeniami naruszeń ochrony danych - nie zdarzają się one często, ale jeżeli już do tego dojdzie, to proces ten powinien być dopracowany,a praktyczna realizacja działań, które należy podjąć - przeprowadzona sprawnie i zgodnie z prawem.

Dlatego z procedurą wiąże się kilka dodatkowych czynności, które należy podjąć tj. m.in.

• wyznaczyć podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń. Do przyjmowania zgłoszeń można upoważnić jednostkę lub osobę działającą w organizacji pracodawcy (przykładowo: wyodrębniony zespół pracowników) lub skorzystać z usług podmiotów zewnętrznych. Natomiast  samo rozpatrywanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych powinno być rozpatrywane przez jednostkę lub osobę działającą w ramach organizacji pracodawcy.
  
  

•  określić dostępne sposoby dokonywania zgłoszeń ustnych i pisemnych,a mogą nimi być np.

• adres e-mail dedykowany do dokonywania zgłoszeń,
• numer telefonu przeznaczony wyłączenie do dokonywana zgłoszeń ( przy czym w przypadku zgłoszeń dokonywanych telefonicznie wymagana będzie  uprzednie wyrażenie zgody zgłaszającego na nagrywanie tej rozmowy lub sporządzenie jej transkrypcji. Alternatywą będzie sporządzenie protokołu z rozmowy telefonicznej.
• Niezależnie od przyjętych (i wskazanych w procedurze wewnętrznej) sposobów,  należy również  na wniosek sygnalisty umożliwic mu spotkanie z podmiotem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń w celu zgłoszenia naruszenia przepisów prawa.

•  prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
  

Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące tematyki przepisów dotyczących sygnalistów zapraszamy Państwa do kontaktu z naszą Kancelarią.