Ta strona używa cookies do celów analitycznych.

24/06/2024

Sygnaliści – sprawdź jakie elementy musi zawierać Twoja procedura zgłoszeń wewnętrznych ?

W ubiegły czwartek ustawa ochronie sygnalistów została podpisana,a dziś opublikowana w Dzienniku Ustaw. Wejdzie w życie w ciągu 3 miesięcy od dnia jej ogłoszenia w Dzienniku Ustaw czyli 25 września 2024 r. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą zatrudniającym powyżej 50 osób masz obowiązek do tego czasu m.in.opracować procedurę zgłoszeń wewnętrznych? Jakie elementy powinieneś w niej umieścić?

 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać przede wszystkim:

  • sposoby przekazywania zgłoszeń,
  • osoby/jednostki organizacyjne/podmioty zewnętrzne odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń,
  • osoby/jednostki organizacyjne  odpowiedzialne za rozpatrywanie zgłoszeń,
  • tryb postępowania z naruszeniami zgłosznymi anonimowo,
  • obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni,
  • maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nieprzekraczajacy 3 miesięcy,
  • zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat zgłoszeń zewnętrznych do RPO i innych podmiotów publicznych

Warto również wskazać w niej m.in:

  • zakres naruszeń, które podlegają zgłoszeniu, 
  • kto może dokonywać zgłoszeń,
  • czynniki ryzyka odpowiadajace profilowi działalności przedsiębiorcy sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa.

Co istotne, procedurę zgłoszeń wewnętrznych należy skonsultować z  przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz przedsiębiorcy (w przypadku gdy  nie ma tam zakładowej organizacji związkowowej). Konsulatcje powinny trwać 5-10 dni od dnia przedstawienia projektu procedury zgłoszeń. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wejdzie  w życie w terminie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę na rzecz przedsiębiorcy.

 

Sama procedura to nie wszystko. Istotne jest takie wdrożenie w przedsiębiorstwie procesu zgłoszeń, aby nie był on dla obciążeniem i "pustą procedurą". W praktyce system ten ma działać zarówno na rzecz wszystkich pracowników, jak i na rzecz przedsiębiorcy. Podobnie jak ze zgłoszeniami wypadków przy pracy lub zgłoszeniami naruszeń ochrony danych - nie zdarzają się one często, ale jeżeli już do tego dojdzie, to proces ten powinien być dopracowany,a praktyczna realizacja działań, które należy podjąć - przeprowadzona sprawnie i zgodnie z prawem.

 

Dlatego z procedurą wiąże się kilka dodatkowych czynności, które należy podjąć tj. m.in.

 

  • wyznaczyć podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń. Do przyjmowania zgłoszeń można upoważnić jednostkę lub osobę działającą w organizacji pracodawcy (przykładowo: wyodrębniony zespół pracowników) lub skorzystać z usług podmiotów zewnętrznych. Natomiast  samo rozpatrywanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych powinno być rozpatrywane przez jednostkę lub osobę działającą w ramach organizacji pracodawcy.

  •  określić dostępne sposoby dokonywania zgłoszeń ustnych i pisemnych,a mogą nimi być np.
  • adres e-mail dedykowany do dokonywania zgłoszeń,
  • numer telefonu przeznaczony wyłączenie do dokonywana zgłoszeń ( przy czym w przypadku zgłoszeń dokonywanych telefonicznie wymagana będzie  uprzednie wyrażenie zgody zgłaszającego na nagrywanie tej rozmowy lub sporządzenie jej transkrypcji. Alternatywą będzie sporządzenie protokołu z rozmowy telefonicznej.
  • Niezależnie od przyjętych (i wskazanych w procedurze wewnętrznej) sposobów,  należy również  na wniosek sygnalisty umożliwic mu spotkanie z podmiotem odpowiedzialnym za przyjmowanie zgłoszeń w celu zgłoszenia naruszenia przepisów prawa.

 

  •  prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

 

Jeżeli mają Państwo pytania dotyczące tematyki przepisów dotyczących sygnalistów zapraszamy Państwa do kontaktu z naszą Kancelarią.